大多美国博士项目的申请截止日期在每年12月初，也就是秋季学期末。以此向前推算，秋季学期(8月-12月)是提交网申材料主要时间段。
在申请过程中，有两方面的工作要同时进行：一方面是学校网申平台上材料的提交，另一方面是与目标院校教授进行联系。
之所以要与教授提前联系，是为了在目标院校在做出录取决定的过程中占有更大的优势。一般来讲，学院内做出博士录取决定的，是一个Admission Board，通常由在学院有领导地位和享有很高学术声誉的教授们组成。这些教授们大多是会亲自带博士生的。能否在Admission Board教授心里留下印象，对于申请者来讲是很重要的。从另一方面来讲，这些教授很可能是自己未来的导师，和他们取得联系，了解他们过去的研究作品和未来的计划也是必要的。
联系教授们的主要方法就是发邮件了。教授们的邮箱在学院官网上都是公开的。一般来讲，能做博士生导师的教授基本上都是Associate Professor或Tenure Professor(网站上呈现的应该就是Professor)。应通过了解教授的背景和作品，选择和自己方向相符的教授，作为发送邮件的目标。真正阅读几篇教授的作品。为了找到和自己方向一致，同时真正能够在录取过程中帮助到自己的教授，有时可以关注一下学院的机构设置。学院通常会有下设的诸多专业，项目，以及研究中心，其各负责人一般来讲会是该领域领军人物，大概率是Admission Board Member。邮件的内容大致应当包括：简短自我介绍，研究方向及研究计划，对教授研究感兴趣的原因(结合具体研究具体作品)，询问教授未来计划等。同时也可以利用邮件申请进一步交流，国内同学可选择Skype面谈，国外同学可选择约面谈。邮件可附个人简历，加深印象。
邮件发送时间要有规划。美国大学秋季学期大多8月开学。开学前两周过于忙碌，不宜发邮件。开学5到7周是期中考试及批阅，过于忙碌，不宜发邮件。如果发送邮件没有得到回复，应择日重发。
申请材料的准备与联系教授还是很耗费精力的。所以强烈建议所有标准化考试在8月前达到自己满意的程度。一般院校在网站上会写明的要求都是托福不低于100，GRE不低于300，但是要注意这只是标准底线。想要有竞争力，建议能有110以上的托福，330左右的GRE。
还要注意的是，通常来讲美国硕士生的GPA都比较高，所以为了和他们竞争，GPA不能太低。国内的同学可以请WES这个机构进行GPA重算，这个机构会把GPA用美国计分标准计算，并且自动排除Ideology和Physical Ecudation部分的成绩。WES重算的GPA是美国大学公认接受的。
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